書類提出通知書とは
書類提出通知書とは、出入国在留管理局への申請した内容について、追加で立証資料や経緯の説明などを入管が求める書面になります。書類提出通知書には、書類提出期限が設定されています。追加書類の提出先は申請先の地方出入国在留管理局になります。
書類提出通知書が送付される理由
書類提出通知書が送付される理由は下記のケースになります。
- 申請に必ず提出しなければならない書類が提出されていない場合
- 提出された書類だけでは可否を決めきれない場合
- 申請の内容に疑義が生じている場合
それぞれ解説していきます。
提出すべき必須書類が提出されていない場合
申請書提出時に必須書類が不足していないかチェックを受けます。しかし、オンライン申請の場合や職員が見落とす場合もあり、書類の不足を指摘されないケースもあります。そのような場合は、追って書類提出通知書という形で追加書類の提出が求められます。この場合は、書類が揃っていないことから審査が十分に進んでいないこともあります。提出期限に間に合うように追加書類を提出しましょう。
そもそもの書類が足りないので提出してくださいというお知らせになります。上記のケースであれば、そこまで心配する必要はありません。ただし、在留期限ぎりぎりに申請した場合は、急いで用意しないといけません。
提出された書類だけでは可否を決めきれない場合
申請時に提出された書類だけで許可にするのか不許可にすべきなのか判断がつかない場合、審査官は追加で書類の提出を求めて、申請の可否を判断します。そのため、追加書類はしっかりと準備しなければなりません。書類提出通知書で求められている書類から審査官が何で判断を迷っているかを推察して、求められている書類以外にも自主的に追加して申請内容を補強できる書類がないか検討しましょう。
このケースでは、審査に大きく影響することになります。審査官が何を聞きたいのかを察して、追加書類とプラスアルファで書類を提出するか、理由書や説明書を作成して提出して、入管にしっかりと説明しましょう。
申請の内容に疑義が生じている場合
請書や添付書類の内容と出入国在留管理局が把握している事実と齟齬が生じている場合にも書類提出通知書が届く可能性があります。虚偽の申請を疑われてしまうと今回の申請のみならず、今後の申請にも影響を及ぼします。誤解により虚偽申請を疑われているのであれば、必ず理由書でこれまでの経緯を明らかにして、弁明をすべきです。
入管が何を疑っているのかを考えましょう。入管が何かしら知っており、それに基づいて疑念を抱いているケースもあります。どちらにせよ、誠実に対応することが一番大切です。
提出期限に間に合わない場合
海外から書類を取り寄せないといけないなどで提出期限に間に合わない場合、必ず出入国在留管理局の審査官に連絡をしましょう。連絡をするときは、申請番号を伝える必要があります。申請受付票に書かれている申請番号を伝えましょう。間に合わない理由を伝えれば、正当な理由があれば相談に応じて提出期限を延長してくれる場合があります。電話又は申請先の出入国在留管理局に赴き、交渉してみましょう。
最も避けるべきは、何も言わないで提出期限を過ぎることです。間に合わないと分かった時点ですぐに連絡しましょう。合理的な理由があれば、なお良いです。
書類を集めることができない場合
書類が用意できない場合は、不許可にリスクが高くなります。用意できない正当な理由があるのであれば、理由書で説明をすることで許可につながることもあります。また、前述のように提出期限は延長してもらえることが多いので、提出期限延長を交渉してみるべきです。繰り返しになりますが、下記の事項は絶対にしないでください。
これらの行為は審査官の心証を悪くするだけではなく、書類を偽造した場合は逮捕されることもあります。絶対にしないでください。書類提出通知書で悩んだときは、一度専門家に相談することをおすすめします。
また、代わりになる書類の提出も検討すべきでしょう。どのような書類が代用できるかは、様々なケースがあり、一概に言えませんが、行政書士として入管業務に携わる上で最も力が発揮されるところだと思っています。入管が何を判断して追加書類の提出を求めているかを見極めて、別の書類で代用できないか、理由書には何を書くべきか、これまでの経験と入管法に対する理解が問われています。悩んでいる場合は、お気軽に相談ください。